Que es un Sistema de Gestión?

Un Sistema de Gestión es aquel que sirve de ayuda para lograr las metas y objetivos de una organización, a través de una serie de estrategias, entre las cuales se encuentra la optimización de los procesos y el enfoque basado en la gestión y la disciplina. Es decir un Sistema de Gestión, involucra a un conjunto de etapas integradas en un proceso continuo, que funcionan hasta lograr su mejora definitiva.

sistema de gestionDe esta manera un Sistema de Gestión logra que las empresas funcionen correctamente como unidades completas, que tienen una visión compartida, lo cual requiere compartir la información, las evaluaciones comparativas, el trabajo en equipo y el funcionamiento mas adecuado de acuerdo a los principios de calidad y del medio ambiente más rigurosos.

Es así que en un sistema de gestión se establecen generalmente cuatro etapas en este proceso, que logran que este sistema sea un proceso circular idóneo, ya que cuanto mas se repita el ciclo, se logrará en cada ciclo cierta mejora, respecto al ciclo anterior, lo que normalmente se le conoce como la Mejora Continua dentro de un Sistema de Gestión.

Por eso se dice que la implementación de un sistema de gestión eficaz dentro de una Organización, puede ayudar a esta en lograr ciertos objetivos básicos como: gestionar los riesgos sociales, medioambientales y financieros, mejorar respecto a la efectividad operativa, proteger la marca y la reputación de una firma, aumentar respecto a la satisfacción general de los clientes y partes interesadas, potenciar la innovación constante, reducir los costos productivos, eliminar las barreras al comercio, brindar claridad en el mercado y lograr las mejoras continuas necesarias.

Es por eso que normalmente un Sistema de Gestión se desarrolla generalmente en 4 etapas:

  1. Etapa de Ideación
  2. Etapa de Planeación o planificación
  3. Etapa de Implementación
  4. Etapa de Control

Etapa de Ideación

En esta etapa se debe trabajar en el concepto claro que orientará en los primeros pasos de un proceso de creación que se plasma mediante el sistema de gestión propuesto. Para establecer y refinar una idea, existen varias metodologías, siendo la mas conocida la Lluvia de ideas o en ingles Brainstorming, que básicamente se trata de generar la mayor cantidad de ideas a fin de obtener un amplio espectro de posibilidades, para poder elegir las mas optimas de acuerdo a lo que se busca. Este proceso involucra a que una persona o un grupo de ellas, durante cierto tiempo se dedican a lanzar todo tipo de ideas sin restricción alguna, pero estas tienen que estar relacionadas con el tema que se está tratando. Luego se procede a analizar individualmente cada idea para pulir su cercanía con lo que se esta buscando, para finalmente poder definir claramente el objetivo planteado, es decir primero se responde la pregunta Que se quiere lograr, para después proceder a establecer Cómo lograrlo, pasando así a la siguiente etapa.

Etapa de Planificación

Esta etapa resulta fundamental, ya que constituye el punto de partida para establecer las actividades operativas, ya que implica el establecimiento de los objetivos y los métodos de acción para conseguirlos. Para esto se debe definir claramente las estrategias que se seguirán, la estructura organizacional con que se contará, los recursos que se requerirán, el personal que se asignará a las tareas específicas, el tipo de tecnología que se empleará y el tipo de controles que se aplicarán en todo este proceso.

Etapa de Implementación

En esta etapa se promueve la gestión, es decir se establece la acción y el efecto de administrar los recursos asignados para cumplir el objetivo planteado, mediante una adecuada dirección que involucra la toma de decisiones, destacando que estas se tomaran con el fin de sacar adelante un propósito, para lo cual se basarán en mecanismos administrativos que básicamente consisten en estrategias, procedimientos, presupuestos, entre otros que estarán sistemáticamente relacionados y que se establece en el proceso de planificación.

Etapa de Control

Durante esta etapa se acrecienta la función administrativa, que tiene un carácter regulador, que permitirá verificar si la actividad o proceso, unidad o sistema, vienen cumpliendo los objetivos planteados y ademas si están alcanzando los resultados esperados. Por tanto es importante en esta etapa detectar los errores, fallas o diferencias existentes, respecto al planteamiento inicial, con el fin de establecer su adecuada corrección o prevención, según sea el caso. De esta manera el control se relaciona con los objetivos que se definieron inicialmente, por lo que se puede medir y cuantificar los resultados obtenidos, por lo que ademas de puede detectar las desviaciones presentadas y también por ende se establece las medidas correctivas y preventivas, de acuerdo a los intereses de la organización.