4.4 Implementación y Operación

4.4.1   Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad

La dirección debe asegurarse de la disponibilidad de recursos esenciales  para establecer, implementar, mantener y mejorar el sistema de gestión ambiental. Estos recursos, incluyen los recursos humanos y habilidades especializadas, infraestructura de la organización, y los recursos financieros y tecnológicos disponibles para tal fin.

Las funciones, las responsabilidades y la autoridad se deben definir, documentar y comunicar para facilitar una gestión ambiental eficaz.

La alta dirección de la organización debe designar uno o varios representantes de la Dirección,  quien o quienes,  independientemente  de  otras  responsabilidades,  debe tener definidas sus funciones, responsabilidades y autoridad para:

  1. Asegurarse de que el sistema de gestión ambiental establece, implementa y mantiene de acuerdo con los requisitos de esta norma internacional;
  2. Informar a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión ambiental para su revisión, incluyendo las recomendaciones para la mejora del mismo.

4.4.2   Competencia, formación y toma de conciencia

La organización debe asegurarse de que cualquier persona que realice tareas para ella o en su nombre, que potencialmente pueda causar uno o varios impactos ambientales  significativos  identificados  por  la  organización,  sea  competente tomando como base una educación, formación o experiencia adecuados, y debe mantener los registros asociados que certifiquen dicha competencia.

La organización debe identificar las necesidades de formación relacionadas con sus aspectos  ambientales  y  su  sistema  de  gestión  ambiental.  Debe proporcionar formación o emprender otras acciones para satisfacer estas necesidades, y debe mantener los registros asociados a estas actividades.

La organización debe establecer y mantener uno o varios procedimientos para que sus empleados o las personas que trabajan en su nombre tomen conciencia de:

  1. La importancia de la conformidad con la política ambiental, los procedimientos y requisitos del sistema de gestión ambiental;
  2. Los aspectos ambientales significativos, los impactos relacionados reales o potenciales asociados con su trabajo y los beneficios ambientales de un mejor desempeño personal;
  3. Sus funciones y responsabilidades en el logro de la conformidad con los requisitos del sistema de gestión ambiental;
  4. Las consecuencias potenciales de producirse una desviacion de los procedimientos especificados.

4.4.3   Comunicación

En relación con sus aspectos ambientales y su sistema de gestión ambiental, la organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:

  1. La comunicación interna entre los diversos niveles y funciones de la organización;
  2. Recibir, documentar y responder a las comunicaciones pertinentes de las partes interesadas externas.

La organización debe decidir si comunica o no externamente información acerca de sus aspectos ambientales significativos y debe documentar esta decisión. Si la decisión es comunicarla, la organización debe establecer e implementar uno o varios métodos para realizar esta comunicación externa de la mejor manera.

4.4.4   Documentación

La documentación del sistema de gestión ambiental debe incluir:

  1. La política de gestión ambiental, objetivos y metas ambientales;
  2. La descripción del alcance del sistema de gestión ambiental;
  3. La descripción de los elementos  principales del sistema de gestión ambiental y su interacción, así como la referencia a los documentos relacionados;
  4. Los documentos, incluyendo los registros  requeridos en esta Norma Internacional;
  5. Los documentos, incluyendo los registros determinados por la organización como necesarios para asegurar  la  eficacia de la planificación, operación y control de procesos relacionados con sus aspectos ambientales significativos.

4.4.5   Control de documentos

Los documentos requeridos por el sistema de gestión ambiental y por esta norma internacional se deben controlar. Los registros son un tipo especial de documento y se deben controlar de acuerdo con los requisitos establecidos. 

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para:

  1. Aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de ser emitidos o liberados;
  2. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente;
  3. Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos;
  4. Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en los puntos de uso;
  5. Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables;
  6. Asegurarse de que se identifican los documentos de origen externo que la organización  ha  determinado  que  son  necesarios para la planificación y operación del sistema de gestión ambiental y se controla su distribución;
  7. Prevenir el uso no intencionado o involuntario de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.

4.4.6  Control operacional

La organización debe identificar y planificar aquellas operaciones que están asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados, de acuerdo con su política ambiental, objetivos y metas, con el objeto de asegurarse de que se efectúan bajo las condiciones especificadas, mediante:

  1. El  establecimiento,  implementación  y  mantenimiento  de  uno  o  varios procedimientos  documentados  para  controlar  situaciones  en  las  que  su ausencia podría llevar a desviaciones de la política, los objetivos y las metas ambientales;
  2. El establecimiento de criterios operacionales en los procedimientos; 
  3. El establecimiento, implementación y mantenimiento de procedimientos relacionados con aspectos  ambientales significativos identificados, de los bienes y servicios utilizados por la organización, y la comunicación de los procedimientos y requisitos aplicables a los proveedores, incluyendo a los contratistas.

4.4.7  Preparación y respuesta ante emergencias

La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para identificar situaciones   potenciales de emergencia y accidentes potenciales que pueden tener impactos negativos en el medio ambiente y cómo responder ante ellos. La organización debe responder ante situaciones de emergencia y accidentes reales y prevenir o mitigar los impactos ambientales adversos asociados a estos.

Asi mismo la organización debe revisar periódicamente, y modificar cuando sea necesario sus procedimientos de preparación y respuesta ante emergencias, en particular después de que ocurran accidentes o situaciones de emergencia. La organización también debe realizar pruebas periódicas o simulacros de tales procedimientos, cuando sea factible.

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